Das Abnahmeprotokoll ist das schriftliche Dokument bei Wohnungsübergabe zu Beginn und am Ende eines Mietverhältnisses. Gesetzlich nicht vorgeschrieben, in der Praxis aber unverzichtbar: Es dokumentiert den Zustand der Wohnung zum Übergabezeitpunkt und ist das zentrale Beweismittel bei späteren Auseinandersetzungen um Schäden, Kaution oder Schönheitsreparaturen.
Inhalte: Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Heizung), sichtbare Mängel (mit Foto), Ausstattung, übergebene Schlüssel, eventuell mitvermietetes Inventar. Das Protokoll wird von beiden Parteien unterzeichnet und jeweils als Kopie ausgehändigt. Idealerweise werden alle Zimmer fotografiert und die Fotos digital mit dem Protokoll verknüpft.
Bei der Auszugs-Abnahme dient das Einzugs-Protokoll als Vergleichsbasis: Nur Schäden, die über normale Abnutzung hinausgehen und im Einzugs-Protokoll nicht vermerkt waren, können dem Mieter in Rechnung gestellt bzw. von der Kaution einbehalten werden. IVO nutzt strukturierte digitale Abnahmeprotokolle mit Foto-Upload – auch der Mieter erhält seine Fotos dauerhaft in seiner digitalen Akte.
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